Si quieres que tanto tú como tu equipo o cualquier persona de tu organización pueda ver en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier momento, las métricas claves de tu negocio, y hacerlo de forma sencilla y clara mediante informes y cuadros de mando personalizados, Power BI es posiblemente lo que andas buscando.
Esta plataforma de Business Intelligence de Microsoft se ha convertido en una de las grandes referencias en el mercado de Analytics y por la que venimos apostando con numerosos clientes en Bimex Analytics.
En este post, te explicamos resumidamente en qué consiste Microsoft Power BI, cuáles son sus características, para qué sirve y a qué perfil de empresa está enfocado.
¿Qué es Microsoft Power BI?
Foto de Turag Photography en Unsplash
Una herramienta de Business Intelligence (BI) y visualización de datos para empresas con la que los usuarios pueden agregar, analizar, visualizar, unificar y compartir datos. Así es como mejor podemos definir Microsoft Power BI, una solución que permite modelizar y analizar datos para, posteriormente, presentarlos mediante paneles e informes. Éstos son consultables de forma amena, sencilla, atractiva e intuitiva.
Al mismo tiempo, ese volumen de datos reconvertido en reportes, dashboards, informes, paneles, etc. pueden ser compartidos por muchos usuarios y departamentos, teniendo información de la organización y el negocio en tiempo real. Así, en muchas empresas se emplea como una herramienta de self-service, ya que es muy fácil de usar y cualquier usuario con un mínimo de conocimiento de BI y herramientas Office puede crear sus propios informes.
Características de Power BI
Todo tu negocio en un único panel. Eso (y mucho más) es lo que ofrece Power BI.
Esta herramienta de BI, como decíamos, ayuda a controlar la salud de un negocio mediante un dashboard en vivo, creando informes interactivos y accediendo a los datos en cualquier lugar con las apps del Smartphone.
Así, con un simple vistazo, podremos disponer de la información que necesitemos para aumentar la eficiencia de nuestro negocio tomando mejores decisiones. Esto se debe a las características intrínsecas de Power BI, como son:
- Seguridad y confidencialidad en los datos: Controlaremos cómo y quién accede a los datos y qué uso se les da, desde el dispositivo que sea.
- Facilidad de uso: No es necesario ser un experto en analítica web para poder usar Power BI. De hecho, está más enfocado a usuarios no técnicos dentro del sector del análisis de datos.
- Informes a medida y personalizados: Compartir datos ya transformados y analizados en cuestión de segundos con el resto de la organización a cualquier hora y en cualquier momento. Los usuarios tienen la posibilidad de dividir modelos de datos complejos por área temática en diagramas separados, seleccionar objetos y establecer propiedades comunes.
- Análisis coherentes: Se pueden aunar modelos sólidos y reutilizables a través de los datos para dar consistencia a los informes y análisis del negocio.
- Integrable en cualquier aplicación: Los informes interactivos y personalizables se pueden visualizar en cualquier aplicación, ya sea propia o externa.
- Información detallada y en tiempo real: Podemos cruzar los datos y crear informes detallados con múltiples características, y en tiempo real, a medida que los datos se envían o se transmiten.
- Integración de Cortana: Los usuarios pueden consultar datos verbalmente utilizando lenguaje natural y acceder a los resultados con Cortana, el asistente digital de Microsoft.
- Movilidad garantizada: Los informes y cuadros de mando son accesibles desde cualquier lugar.
- Fuentes de datos: Power BI une diferentes fuentes de información, como bases de datos (SAP HANA, SQL Server,…), hojas de cálculo (Excel), datos de plataformas online (Facebook, Twitter, Instagram, Google Analytics, Linkedin, YouTube, Vimeo, etc), o herramientas de automatización (MailChimp, Marketo…).
- Q&A (Preguntas y respuestas): Permite la opción de realizar cualquier consulta, obteniendo la solución o respuesta al instante en lenguaje natural (Q&A).
- Ahorro en costes e inversión: En cuanto al coste económico comparado con otras herramientas como Tableau, Qlikview y SAP Analytics Cloud, sus licencias son más baratas.
¿Cómo funciona realmente Microsoft Power BI?
La sencillez de su proceso es la gran virtud de su funcionamiento. Power BI es una herramienta con una interfaz al estilo de Microsoft Office, muy intuitiva para usuarios familiarizados con programas de bases de datos y de la Suite de Microsoft. Así, su funcionamiento básico sería:
- Aportamos toda la información de la que disponemos, tanto a nivel interno a través de herramientas como a nivel externo, a Power BI Desktop. Ahí se cruzan los datos y se generan visualizaciones de datos e informes.
- Elegimos la información relevante de la empresa que nos interesa analizar de una forma rápida y condensada, identificando nuestro DAFO en un determinado elemento.
- Se publican los informes y paneles de información que son presentados de una forma muy visual para todo tipo de usuarios a través del servicio Power BI.
- Diferentes usuarios pueden consultar dichos informes a través de apps en sus dispositivos.
La plataforma, como vemos, ayuda a las empresas a encontrar información útil entre los datos de una organización conectando conjuntos de datos dispares, transformando y limpiándolos, y creando cuadros o gráficos para proporcionar imágenes o gráficos.
Con los modelos de datos creados se generan historias vía gráficos y visualizaciones de datos, examinando al mismo tiempo posibles escenarios dentro de los datos. Además, dichos informes pueden responder preguntas a tiempo real y ayudar con la previsión para cerciorarnos de que cada departamento cumple con las métricas previstas.
Y dentro de su funcionamiento, destaca también por haber sido creado con Machine Learning. ¿Qué quiere decir esto? Que puede detectar patrones a partir de los datos y usarlos para realizar predicciones y mejorar la toma de decisiones futuras.
Las partes de Power BI
Power BI está formado por varios elementos que funcionan conjuntamente, como son:
- Power BI Desktop: aplicación de escritorio de Windows. ¡GRATIS!
- Power View: Es el componente fundamental de visualización de datos de Power BI.
- Power Query: Elimina datos de distintas fuentes y los extrae de una amplia gama de bases de datos diferentes.
- Servicio Power BI: Servicio SaaS (software como servicio) en línea.
- Power BI Report Builder: Crea informes paginados para compartirlos en el servicio Power BI.
- Gateway: herramienta para sincronizar fuentes de datos entre local y server.
- Power BI Report Server: Un servidor local de informes en el que poder publicar los informes de Power BI después de crearlos en Power BI Desktop.
- Power Pivot: Se usa para modelar datos simples y complejos.
- Apps móviles de Power BI para Windows, iOS y Android.
¿Para qué sirve y para qué podemos usar Power BI?
El Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información y conocimiento, lo que nos lleva a optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.
En este sentido, Power BI nos permite visualizar infinidad de elementos que son del interés de prácticamente cualquier empresa, como por ejemplo:
- El estado de nuestros flujos de caja, y en general la medición, seguimiento y predicción de las ventas y el rendimiento financiero.
- Las oportunidades de negocio, los pedidos y sus facturas y la planificación financiera global.
- La gestión de relaciones con los clientes: conocer dónde están, en qué lugar compran más nuestros productos y usan nuestros servicios. Es decir, el análisis de comportamiento de los clientes, los patrones de compra y las tendencias de ventas.
- Analizar el rendimiento de las campañas de marketing.
- Optimizar procesos y el rendimiento operativo.
- Los análisis de riesgo.
En definitiva, Power BI es una herramienta muy interesante porque ofrece gran variedad de fuentes de información, es idónea para empresas con diferentes canales de venta, no requiere una alta capacitación técnica y se mantiene por las propias personas que forman parte del negocio. No necesita tampoco una gran infraestructura especial al ser un servicio cloud y comparte de forma simple información entre departamentos.
Foto de UX Indonesia en Unsplash
Power BI by BIMEX
En Bimex Analytics llevamos tiempo trabajando con esta herramienta integrada en nuestro portfolio y ayudando a nuestros clientes a sacarle el máximo provecho.
Power BI es una herramienta que reúne datos, los procesa y los convierte, de forma atractiva y fácil de consultar, en información inteligible. Con ello, los usuarios pueden generar y compartir instantáneas útiles de lo que está pasando en la empresa. Además, se puede conectar a una gran variedad de fuentes de datos y otros productos de Microsoft, desde hojas de cálculo de Excel básicas hasta bases de datos y aplicaciones en la nube, siendo por tanto una herramienta de autoservicio muy práctica que requiere de poca capacitación inicial.
Gracias a nuestra experiencia utilizando esta herramienta, podemos ayudar a todo tipo de empresas a implementarla y explorar su potencial práctico. Si necesitas o quieres contar con Microsoft Power BI en tu empresa, o tienes dudas acerca de su funcionamiento,contacta con nosotros.
