Para muchas empresas, utilizar el Business Intelligence parece ser la respuesta a la hora de llevar más allá las capacidades de la empresa, sin embargo, no es oro todo lo que reluce y es muy frecuente cometer estos errores clave al momento de implementar proyectos complejos en negocios de todos los tamaños.
En años recientes, la implementación de plataformas de Business Intelligence como herramientas de apoyo para la toma de decisiones clave en la empresa, ha aumentado considerablemente. Si consideramos que actualmente el valor global del Business Intelligence ha incrementado de manera significativa, podemos notar que cada vez se hace más relevante en la gestión empresarial actual.
Este incremento global, aunque impresionante, lamentablemente no significa que todo ese dinero represente rentabilidad absoluta en las empresas que deciden implementar proyectos de BI en todas sus áreas de negocio. Esperamos que no se malinterprete este hecho, pensando que el Business Intelligence no es un factor decisivo para los negocios; todo lo contrario, el BI es la respuesta más contundente cuando se trata de asegurar el éxito de las empresas.
Lo que pretendemos con este artículo es precisamente ayudar a las empresas a poner atención en algunos de los 5 errores más comunes que se cometen a la hora de implementar proyectos de BI y que usualmente terminan en un aumento de coste, tiempo y esfuerzo.
1. Tener poca claridad en los objetivos
Aunque parecería lógico pensar que el establecimiento de objetivos es la base de todo proyecto de BI, la realidad es que muchas empresas se embarcan en la aventura de implementar las nuevas plataformas y sobre la marcha se van definiendo los objetivos, tomando en consideración necesidades muy específicas de ciertos usuarios, pero dejando de observar el proyecto como un todo, con sus múltiples interrelaciones y procesos generales.
Un plan consciente de Business Intelligence se basa en tener una correcta estrategia que le sirva de base. Los objetivos no sólo deben ser claros, sino que deben definirse con análisis comerciales que permitan dar respuesta a las necesidades de la organización. Además, deben ir acompañados de un plan de implementación exhaustivo que indique cómo el BI se integrará en los procesos y decisiones empresariales, fundamentales para garantizar su eficacia continua.
2. Pensar que Business Intelligence es un tema de IT
A diferencia de otros proyectos que sí dependen del área de IT casi por completo, en el caso de Business Intelligence, la responsabilidad de tener un correcto desarrollo depende en realidad de departamentos o áreas encargadas de la toma de decisiones claves para el negocio.
Esto es así porque, en esencia, lo que se busca con la implementación de un proyecto de Business Intelligence es cambiar la manera en que se toman decisiones en el negocio, y no simplemente automatizar un proceso que ya se realizaba anteriormente. Esperar que el área de Sistemas o Tecnologías de la Información sea quien lidere el proyecto es un error muy común que, en el mejor de los casos, provoca que la implementación se prolongue indefinidamente o en el peor de los casos, que termine por abandonarse por completo.
Por tanto, en la implementación de los proyectos BI, debe existir una sinergia de trabajo en conjunto, tanto de la visión de negocio por parte de los departamentos involucrados, como de la especialización técnica del departamento de IT.
3. Mala selección de las herramientas
Otro de los errores comunes está relacionado con una mala selección del software y las herramientas consideradas en la implementación. Y no es que las herramientas en sí no sean funcionales, sino que lo más común es que no sean las adecuadas según las necesidades reales del proyecto. En nuestra experiencia esto ocurre por dos razones principales:
- PRECIO. Hoy en día, casi todas las herramientas tecnológicas se adquieren por medio de licencias, ciertas herramientas de BI tienen un costo mayor que otras, debido a la fama que tienen en el mercado, robustez, innovación y facilidad de uso. Considerando estos puntos hay ocasiones en las que el coste es un factor determinante en lo referente a la selección de una herramienta, a costa de su funcionabilidad y viabilidad.
- FALTA DE CONOCIMIENTO O ESPECIALIZACION EN LAS HERRAMIENTAS. Esto llega a suceder a menudo, cuando hay un desconocimiento de las capacidades y limitaciones de las herramientas de BI o falta en la especialización de las mismas, para poder decidir cual la herramienta adecuada a utilizar, de acuerdo a las necesidades de negocio, ya sea por parte del equipo comercial que ha vendido el proyecto o incluso dentro del equipo de IT de la propia compañía que está implententando una solución de BI.
4. No considerar la formación a los usuarios
Bien sabemos los que estamos en el área de IT, que casi cualquier tipo de implementación de una herramienta nueva implica altos costes de capacitación a los usuarios para que sea adoptada y usada, sin embargo en el caso de proyectos de BI, se hace todavía más relevante, pues no sólo se trata de cambiar de una herramienta a otra, sino que como ya mencionamos anteriormente, el Business Intelligence implica una nueva manera de entender y procesar información para ser usada en favor de toma de decisiones clave.
La formación es la única garantía de éxito en lo que a Business Intelligence se refiere. Agotar el presupuesto en licencias de software y una capacitación mínima para los usuarios impedirá que le saquen todo el partido posible a una herramienta que de otra forma les podría aportar mucho valor.
5. Single Point of Truth
Actualmente es más común ver empresas que guardan y consumen información de diferentes sistemas fuente, sin embargo, como comentabamos en nuestro blog anterior de Data Awareness, estas islas de información dentro de este inmenso mar de datos, debe ser integrada en un solo lugar, donde estos datos sean la única la verdad corporativa.
Dicho esto, no aplicar este concepto en la implementación de un proyecto de BI, puede provocar poca gobernabilidad y trazabilidad de la información dentro de la organización, diferentes versiones de Ios indicadores estratégicos y una falta de ownership de los mismos, creando desconfianza de la fuente de información en los usuarios. Un ejemplo claro serían las ventas comerciales contra las ventas financieras.
En conclusión, implementar un proyecto de Business Intelligence definitivamente es un game changer a la hora de transformar la manera en que se toman las decisiones de negocio cruciales, sin embargo, es imprescindible tomar en consideración elementos básicos que permitan obtener el máximo potencial.
Acércate a especialistas en Business Intelligence que te lleven de la mano en este camino de transformación hacia una empresa guiada por los datos para evolucionar tu negocio.
Escríbenos a admin@bimexanalytics.com para que te ayudemos a evaluar el nivel de Data Awareness de tu empresa, el cual te dará un panorama claro del rumbo que debe tomar la empresa para evolucionar.
